KYC : mettre en lumière les zones d'ombre !

Les apparences sont parfois trompeuses. La plupart de vos partenaires d'affaire ne se comportent pas de manière douteuse. Pourtant, un simple regard dans les coulisses peut révéler des risques insoupçonnés auxquels vous ou votre société ne souhaiteriez pas être confrontés. Il est donc primordial de soumettre vos parties prenantes - clients et fournisseurs - à un processus de due diligence, avant de nouer toute relation et au fil de l'eau pendant toute la durée du contrat.

Mieux connaître vos parties prenantes

La connaissance de vos clients (Know Your Customer - KYC) et l'analyse de vos fournisseurs (Know Your Supplier - KYS), devraient faire partie intégrante de votre système de Gestion des Risques et de la Conformité (GRC). Le KYC est l'un des éléments composant le processus de due diligence vous permettant d'identifier précisément vos clients et fournisseurs. Car vous devez faire preuve de vigilance à l'égard de votre clientèle et de vos partenaires, notamment en matière d'identification, de conservation des documents, de traçabilité ou encore de contrôles internes.

La finalité des procédures de vigilance à l'égard de vos clients et partenaires (Know Your Business Partner) est de découvrir de potentielles malversations en matière de crime économique et de corruption qui incluent par exemple :

  • La Fraude
  • Le blanchiment
  • L'évasion fiscale
  • Le financement du terrorisme

Lutter contre la corruption

Avec un outil professionnel de connaissance client (KYC), les entreprises peuvent obtenir des informations dont elles ont besoin pour évaluer l'intégrité de leurs parties prenantes et surtout maîtriser leurs risques. Un accès à des bases de données premium via une seule et unique plateforme facilite les recherches et permet d'extraire rapidement les informations pertinentes qui font du sens.

Un système robuste intégrant des procédures de vigilance à l'égard des clients et partenaires (KYC) aide les entreprises à ne pas se retrouver impliquées dans des situations à risque liées au crime économique. Le blanchiment d'argent, la fraude, la corruption sont autant de sujets qui peuvent nuire directement ou indirectement à n'importe quelle société. Vous devez par conséquent intégrer à votre système de gestion des risques et de la conformité (GRC) des mesures pour lutter contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT).

En cas d'échec, vous êtes passible à titre personnel d'amendes et de peines d'emprisonnement. La réputation des entreprises impliquées se trouvent parfois affectées et dans les cas les plus graves, la licence commerciale peut être annulée.

Adoptées largement par le secteur financier, les procédures de vigilance à l'égard de la clientèle (KYC) doivent aujourd'hui dans un monde de plus en plus globalisé, être plus plus largement intégrées au sein des programmes de gestion des Risques et de la Corruption (GRC) des entreprises évoluant dans les autres secteurs d'activité.

Les personnes liées à des politiques ou des autorités doivent tout particulièrement faire l'objet d'investigation approfondies. Ces personnes dites Personnes Politiquement Exposées (PPE) sont en effet particulièrement exposées à la fraude et à la corruption.

Les petits contrats à faible valeur commerciale, sauf situation exceptionnelle, peuvent être exclus des obligations de vigilance à l'égard des clients et fournisseurs.

KYC : les fondements juridiques

Les fondements juridiques des procédures de vigilance à l'égard des parties prenantes (KYC) s'appuient notamment sur la 3ème et depuis juin 2015 sur la 4ème directive Européenne anti-blanchiment d'argent et financement du terrorisme. Conjointement avec le UK Bribery Act, le UK Modern Slavery Act, le Financial Action Task Force (FATF) et depuis peu la loi Sapin II en France. Ils fournissent un cadre juridique précis sur les bonnes pratiques à adopter en matière de connaissance client, de conservation des documents, de traçabilité ou encore de contrôles internes à mettre en place

Ces régulations "nationales" s'appliquent également aux entreprises non domiciliées dans les pays qui ont légiférés, si elles entretiennent des relations commerciales avec des entreprises ressortissantes.

Un logiciel KYC (Know Your Cutomer) permet de déterminer les niveaux de risque auxquels vous pourriez être exposés, et donc les efforts à consentir en matière d'investigations. Il permet par exemple d'identifier grâce au recoupement de bases de données premium (listes de sanctions, Personnes Politiquement Exposées, informations entreprises, biographies ou jugements agrégés) les entreprises à risque, celles ayant des filiales domiciliées dans des paradis fiscaux, pouvant être utilisés par des bénéficiaires effectifs pour dissimuler de l'argent. ou encore celles ayant des filiales basées dans des pays à risque ou sous embargo.

En adoptant une approche fondée sur le risque, vous décidez en toute connaissance de cause des moyens que vous devez allouez à vos procédures de vigilance (KYC).

Ne faites pas confiance à la bonne réputation de vos partenaires, pour maîtriser vos risques, mettez en place les bonnes procédures de vigilance à l'égard de vos parties prenantes (Know Your Customer) !

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