KYC : une définition

Le KYC, ou Know Your Customer, est la procédure mise en œuvre par les entreprises utilisateurs et les banques pour vérifier l' identité de leurs clients ou d' une personne morale conformément aux réglementations de due diligence en vigueur.

Traduction du terme KYC en français

KYC : connaissance client en français

Procédure KYC

La confiance peut sembler de mise dans les relations d' affaire. Mais il faut garder à l'esprit que les apparences peuvent être trompeuses. La sécurisation de la relation client passe par un processus de vérification de l' identité, conformément à la réglementation sur la due diligence et l'obligation de vigilance, et cela avant d'offrir des services. Vous pouvez mettre à jour des risques auxquels vous ou votre entreprise ne souhaitent pas être confrontés, comme le financement du terrorisme. Soumettez vos clients comme vos fournisseurs à un processus de due diligence !

Processus de KYC : 9 étapes

Illustration des étapes KYC

En raison de la nature globale des activités d’aujourd’hui, votre entreprise doit limiter l’exposition aux risques causés par ses clients, en utilisant la procédure Know Your Customer. Votre processus KYC doit veiller à la conformité concernant la réputation, les transactions, les finances, les services, en particulier lorsque le client est basé dans des pays ayant une réglementation stricte concernant le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.

La ligne de conduite est simple : les entreprises doivent collecter les données relatives à la personne morale : documents de constitution, principaux bénéficiaires et actionnaires, organisation du groupe, membres du conseil d’administration, liens politiques, références officielles. Pour les personnes physiques, il convient de vérifier l'identité, identifier la source des fonds, les liens politiques.

Les clients et prospects seront sélections en fonction des listes de surveillance et des listes de personnes politiquement exposées (PPE) Votre entreprise peut ainsi évaluer les risques, qu'ils soient liés au pays d'origine, au secteur d'activité ou à l'organisation. Vous devez aussi identifier les facteurs liés aux risques financiers, dans le cadre de la lutte contre le blanchiment (anti money laundering). A l'issue du processus de connaissance client, procédez au filtrage des catégories :

  • pour les tiers présentant un faible risque, ce filtrage final inclut la vérification des détails en fonction des documents publics, une vérification de la solvabilité et l’utilisation de bases de données spécialisées.
  • Les tiers qui présentent un risque élevé doivent être soumis à un processus de due diligence renforcé de l’entité, ainsi que des associés, filiales et autres entités connexes connus.

Les informations recueillies sont conservées dans un dossier complet afin que vous puissiez prouver que les décisions de s’engager avec des partenaires ont été prises dans le respect des procédures de due diligence. Vous vous en servirez pour développer un plan de surveillance continue et pour procéder de manière régulière aux vérifications KYC et due diligence.

KYC Know Your Customer : les fondements juridiques

Les fondements juridiques des procédures de vigilance et de sécurité à l'égard des clients (KYC) s'appuient notamment sur la 3ème et depuis juin 2015 sur la 4ème directive européenne de lutte contre le blanchiment d'argent et financement du terrorisme, les différents articles sont complétés le UK Bribery Act, le UK Modern Slavery Act, le Financial Action Task Force (FATF) et depuis peu la loi Sapin II en France. Ils fournissent un cadre juridique précis sur les bonnes pratiques et le devoir en matière de connaissance du client, ce qui participe à la connaissance de son entreprise (know your business), de traçabilité ou encore de contrôles internes à mettre en place.

Ces règles de sécurité s'appliquent également aux entreprises non domiciliées dans les pays qui ont légiférés, si elles entretiennent des relations commerciales avec des entreprises ressortissantes. Il est important de se tenir au courant dès qu'il y a une ou des évolutions.

KYC : obligations légales et sécurité

Le KYC est le processus par lequel les banques et les institutions financières vont vérifier l'identité de leurs clients afin d'évaluer les risques potentiels d'une relation commerciale avec eux. La procédure KYC a pour objectif d’empêcher que les banques soient utilisées pour le blanchiment d’argent et d’autres activités illégales, comme la fraude.

Les obligations légales varient selon les pays et leur législation respective, certains pays adoptant une ligne plus dure que d'autres. Néanmoins, tout service client devrait mettre en place une procédure de conformité aux règles de due diligence en respectant l' ensemble des mesures préconisées par les institutions européennes ou internationales. Si le KYC est incontournable dans le secteur de la banque, il l'est en fait pour toute entreprise qui se doit de connaître ses clients, sans quoi elle s'expose à des sanctions.

Procédures principales à mettre en œuvre :

  • pièce d'identité avec photo de face
  • solutions d'analyse pour transactions financières
  • relation prudente avec le client (customer) appartenant à des juridictions de pays tiers

Onboarding 

Due Diligence

Contrôle de tous nouveaux partenaires d'affaires avant le début de la relation.

Ongoing 

Due Diligence

Contrôle régulier et au fil de l'eau des partenaires d'affaires existants.

Due Diligence raisonnable

Contrôle simple des partenaires d'affaires présentant un faible risque.

Due Diligence

renforcée

Contrôle exhaustif des partenaires d'affaires présentant un risque élevé.

Logiciel KYC Know Your Customer

Un logiciel KYC (Know Your Cutomer) permet la sécurisation de la relation client quel que soit le secteur (banque, etc.). Les solutions informatiques de KYC permettent une recherche rapide, elles comprennent les réglementations nationales et internationales, mais aussi des outils pour repérer la fraude et éviter les conséquences désastreuses pour votre réputation. Les solutions informatiques sur site ou dans le cloud permettent d'identifier grâce au recoupement de bases de données premium les entreprises risquées, celles ayant des filiales domiciliées dans des paradis fiscaux ou basées dans des pays à risque ou sous embargo. La mise à jour régulière des listes assure à l' utilisateur un suivi optimisé.

En adoptant une approche fondée sur le risque, vous décidez en toute connaissance de cause des moyens que vous devez allouez à vos procédures de vigilance (KYC).

Ne faites pas confiance à la bonne réputation de vos partenaires, pour maîtriser vos risques, mettez en place une procédure de vigilance adaptée à l'égard de votre client (Know Your Customer) !

KYC et Due Diligence

Les apparences sont parfois trompeuses. Généralement, le client ne se comporte pas de manière douteuse. Pourtant, un simple regard dans les coulisses peut révéler de la fraude ou des pratiques risquées. Les entreprises et pas seulement les banques ne souhaitent pas être confrontées à ce type de client ou de relation d'affaires. Il est donc primordial de soumettre vos parties prenantes - clients et fournisseurs - à un processus de due diligence, par exemple en utilisant un service informatique et des solutions en ligne ou sur site comme celui de Nexis Diligence.

A quoi sert le KYC ?

Pourquoi le KYC est-il nécessaire ? En fait, il s'agit d'une obligation légale, qui vous impose de connaître votre client. La directive UE 2015/849 régule le système financier européen et le secteur de la banque, depuis son entrée en application en juin 2017. En cas de non conformité des procédures et des réglementations, vous risquez des sanctions.

Mieux connaître vos parties prenantes et votre client

La connaissance de votre client (Analyses KYC - Know Your Customer) et l'analyse de vos fournisseurs (Know Your Supplier - KYS), devraient faire partie intégrante de votre système de Gestion des Risques et de la Conformité (GRC). Le KYC est l'un des éléments composant le processus de due diligence vous permettant d'identifier précisément votre client et vos fournisseurs.

Vous devez faire preuve de vigilance à l'égard de votre clientèle et de vos partenaires, notamment en matière d'identification (pièce d'identité indispensable), de conservation des documents, de traçabilité ou encore de contrôles internes.

La finalité des procédures de vigilance à l'égard de la relation client (Know Your Business Partner) est de découvrir de potentielles malversations, crimes économiques et corruption qui incluent par exemple la fraude, l'évasion fiscale ou le financement du terrorisme.

Lutter contre la corruption

Avec un outil professionnel de connaissance client (KYC), les entreprises peuvent obtenir des informations dont elles ont besoin pour évaluer l'intégrité de leurs parties prenantes et surtout maîtriser leurs risques client.

Un accès à des bases de données premium via une seule et unique plateforme facilite les recherches et permet d'extraire rapidement les informations pertinentes qui font du sens.

Un système robuste intégrant des procédures de vigilance à l'égard des clients et partenaires (KYC) aide les entreprises à ne pas se retrouver impliquées dans des situations liées au crime économique. Le blanchiment d'argent, une fraude, la corruption sont autant de sujets qui peuvent nuire directement ou indirectement à n'importe quelle société.

Vous devez par conséquent intégrer à votre système de gestion des risques et de la conformité (GRC) des mesures pour lutter contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT).

En cas d'échec, vous êtes passible à titre personnel d' une amende et de peines d'emprisonnement. La réputation des entreprises impliquées se trouvent parfois affectées et dans les cas les plus graves, la licence commerciale peut être annulée.

Adoptées largement par le secteur financier, les procédures de vigilance à l'égard de la clientèle (KYC) doivent aujourd'hui dans un monde de plus en plus globalisé, être plus plus largement intégrées au sein des programmes de gestion des Risques et de la Corruption (GRC) des entreprises évoluant dans les autres secteurs d'activité.

Les personnes liées à des politiques ou des autorités doivent tout particulièrement faire l'objet d'investigation approfondies. Ces personnes dites Personnes Politiquement Exposées (PPE) sont en effet particulièrement exposées à la fraude et à la corruption.

Les petits contrats à faible valeur commerciale, sauf situation exceptionnelle, peuvent être exclus des obligations de vigilance à l'égard des clients et fournisseurs.

KYC : l' importance des PPE

Une PPE est une personne politiquement exposée. Quel rapport entre KYC et ce type de personne ? La mise en place d'un ensemble de solutions KYC doit prendre en compte le statut de personne politiquement exposée avant de proposer des produits ou des services, ou encore d'établir une relation d'affaires. Consultez notre article dédié aux PPE. Vous pouvez aussi télécharger le guide dédié aux PPE :

guide pour les ppe

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